Snelle en gemakkelijke tijdregistratie van
projecten, activiteiten en personen

Met activiteiten ga je de werktijden van een project in stukken verdelen. Een voorname reden om dit te doen is het verschil in kostprijs tussen verschillende handelingen, zo bekom je een preciezere nacalculcatie.

Je kan zoveel activiteiten aanmaken als je maar wil, maar hou het praktisch voor uw medewerkers.

Hier alvast enkele ideeën:
 

• Atelierwerk / Plaatsen
   
• Kantlijmer / Paneelzaag 

• Extra werk/ Laden en lossen
   
• Opruimen / Onderhoud machines

Dit zijn enkele voorbeelden uit de praktijk en kan je zelf invullen. Omdat dit een zeer belangrijk onderdeel is, hebben wij een aparte wiki gemaakt hierover.

Om te kunnen registreren moeten barcodes voorhanden zijn. Er zijn meerdere mogelijkheden om dit te doen.

Hier enkele mogelijkheden:

• Print voor iedere opdracht een projectfiche vanuit onze software.
• Voorzie uw huidige projectfiche of plan van een barcode.
• Kleef de activiteit-barcodes op de machines of locatie waar de handeling gebeurt.

Tip: maak het zo gemakkelijk mogelijk voor de persoon die scant. Het moet zo weinig mogelijk moeite kosten, zo haalt u resultaat. Het vergt éénmaal tijd om dit te organiseren, maar achteraf plukt u hier dagelijks de vruchten van.

Als u projecten uitvoert volgens offerte, dan is tijdregistratie van belang om een correcte nacalculatie uit te voeren. Maar minstens even belangrijk is het correct bijhouden van de extra werken of regiewerken die nog binnen het project erbij komen. Zo kan u naast een nauwkeurige nacalculatie ook een correct verantwoorde factuur toevoegen van de meerwerken. Dit kan eenvoudig bijgehouden worden door een extra activiteit toe te voegen.

Dit is een veelgebruikte manier. Bekijk nog andere methodes in onderstaande Wiki.

Soms komt er een onverwachte job tussen. Wat als er dan nog geen barcode voorhanden is?

Dit is valt regelmatig voor en is eenvoudig op te lossen. Voorzie steeds een aantal “blanco” projecten en noem die bv “reserve 1, reserve 2, …” Laat uw mensen daarop registreren, dit kan achteraf nog aangepast worden naar het juiste project. Zo kan er toch verder geregistreerd worden.

De Action Tracker vervangt pen en papier! Dit is veel gemakkelijker. Zoals voor alle taken die ze uitvoeren op de werkvloer geef je het juiste gereedschap om vlot hun tijden te registreren. Scannen is veel aangenamer, vlotter en correcter dan noteren op papier.

Uren registreren op de werkvloer is geen nieuw fenomeen meer. De meeste werknemers zijn hier mee reeds vertrouwd. Sommigen hebben ongetwijfeld zelf al in het verleden gebruik gemaakt van tijdregistratie.

Wij schreven dit artikel om medewerkers te informeren.

We doen er alles aan om de gescande gegevens zo vlot mogelijk beschikbaar te maken. Naast de ingebouwde rapporten kan u ook alle gescande zaken exporteren naar een Excel- of CSV-bestand. Zo kan u deze gegevens importeren in een ander pakket of in Excel een eigen lay-out of berekening maken.

Een vakman houdt niet van papierwerk, maar heeft wel belangrijke informatie waarop de administratie zich baseert. Daarom ontwikkelden wij de Action Tracker, de meest eenvoudige en handige tool om werkuren te registreren. Slechts één druk op de knop krijgt u alle noodzakelijke informatie.