Hoe hou ik vlot meerwerk bij?

Tijdens projecten waarvan vooraf een vaste prijs werd ingestoken komen er soms vragen die meerwerk vereisten. De registratie van uren en materiaal gebeurt dan om 2 redenen. Enerzijds om nacalculatie te doen van het project waarvan offerte werd gemaakt. Daarnaast om een correcte facturatie te doen van de extra’s die gebeurden.

Dit kan op verschillende manieren gebeuren. We geven een overzicht van een aantal methodes die u met onze tijd- en activiteitenregistratie kan toepassen.

Een extra activiteit

Maak een extra activiteit aan “meerwerk” of “extra werk” aan binnen het project. Deze activiteit wordt gescand het moment er aan de extra wordt begonnen. Achteraf kan in de software altijd extra commentaar toegevoegd worden wat het meerwerk precies inhoudt.

De ideale manier voor snelle registratie van kleine extra’s waar weinig extra detail voor nodig is.

Meerdere extra activiteiten

Maak meerdere extra activiteiten aan die kunnen dienen om meer inzicht te krijgen. Als de klant meerdere extra werken vraagt kunnen bv meerdere barcodes “Extra 1, Extra 2, Extra 3, …” aangemaakt worden. In commentaar kan ’s avonds meegegeven worden wat de extra’s waren.

Praktisch voorbeeld: Het project is het plaatsen van een keuken waarvan offerte werd gemaakt. De klant vraagt om een raam die niet goed sluit af te regelen en 2 deuren die slepen aan te passen. Het raam wordt gescand op Extra 1, de deuren op Extra 2. Zo kan een mooi detail voorgelegd worden van de extra’s.

Deze manier laat ook toe vlot te registreren en zorgt ervoor dat er zonder veel moeite ook een detail van de uitgevoerde meerwerken beschikbaar is.

Meerwerk als afzonderlijk project

Bij elke project die doorgaat met vaste prijs, wordt ook een 2de project gemaakt waar alle meerwerken op geregistreerd worden. Op die manier wordt het meerwerk als een volledig afzonderlijk project behandeld. Dit kunnen ook perfect meerdere meerwerken zijn. Voor ieder afzonderlijk meerwerk wordt een project aangemaakt.

Voor de werknemers wordt er gewoon verder geregistreerd zoals ze gewoon zijn. Hier is dezelfde uitgebreide detail voorhanden als bij alle andere werken. Ook extra verbruikt materiaal kan op deze manier afzonderlijk geregistreerd worden.

Communicatie naar de werkvloer

Misschien een evidentie, maar zorg dat de personen die aan het project werken duidelijk weten wat er binnen de offerte valt en wat er meerwerk is. Zij zijn een belangrijke schakel om te zorgen dat u juiste informatie krijgt. Organiseer dit goed en voorzie de nodige uitleg en toelichting voor uw personeel. Leg ook eens uit waarom dit zo belangrijk is.

Goede service aan klanten

Of extra werken effectief gefactureerd worden laten we aan u over, maar zorg in ieder geval dat u weet hoeveel tijd erin werd geïnvesteerd. Een extra doen als service naar de klant mag uiteraard, maar zorg dat je weet op het eind van het jaar hoeveel gratis service u weggegeven heeft.