Hoe organiseer ik mijn artikelbestand?
Het bijhouden van een goed georganiseerd artikelbestand is cruciaal voor bedrijven die efficiënt willen werken. Of het nu gaat om productie, metaalbewerking, houtbewerking of tuinbouw, een gestructureerd systeem voor het beheren en scannen van artikelen verbetert de workflow aanzienlijk.
Belang van een Goed Artikelbestand
Een goed georganiseerd artikelbestand helpt bij het sneller vinden van materialen en zorgt voor nauwkeurige facturatie en voorraadbeheer. Dit leidt tot kostenbesparingen en verhoogde klanttevredenheid doordat projecten op tijd en binnen budget worden afgerond.
Welke Artikelen Scannen?
Niet alle artikelen vereisen scanning. Vaak kunnen werknemers artikelen die specifiek voor een project of klant zijn besteld, direct in de administratie verwerken zonder extra scanning. Daarom maak je best duidelijke afspraken met hen over welke artikelen ze moeten registreren.
Beginnen met Opbouwen Artikelbestand
Het opbouwen van een gedetailleerd artikelbestand kan ontmoedigend lijken. Door stapsgewijs te werk te gaan, maakt u deze taak beheersbaar.
Stappenplan:
- Exporteer Bestaande Data: Begin met exporteren van lijsten uit uw facturatiepakket of boekhoudsysteem.
- Vraag Leverancierslijsten Aan: Vraag leveranciers om lijsten van alle artikelen die u het afgelopen jaar heeft gekocht.
- Werkplaatsgerichte Aanpak: Denk vanuit de werkplaats in plaats van de catalogus; kijk wat er daadwerkelijk in uw magazijn ligt.
Door gefaseerd te werken en regelmatig updates door te voeren, bouwt u geleidelijk aan een uitgebreid artikelbestand op.
Waarop Scannen?
Barcodes zijn essentieel voor efficiënte registratieprocessen. Er zijn verschillende manieren waarop barcodes toegepast kunnen worden:
Opties Barcodegebruik:
- Fabrieksbarcodes Gebruiken: Veel producten hebben al barcodes die direct opgenomen kunnen worden.
- Eigen Labels Printen: Voor producten zonder barcode kunt u zelf labels printen.
- Barcodeboekje Maken: Voor beperkte artikellijsten kan een geprint boekje handig zijn.
Door praktisch na te denken over waar barcodes geplaatst moeten worden, zorgt u ervoor dat medewerkers snel kunnen scannen zonder tijdverlies.
Wie Registreert de Artikelen?
De verantwoordelijkheid hangt af van organisatiegrootte en -structuur:
Mogelijke Scenario's:
- Gesloten Magazijn: Eén persoon scant alles wat wordt meegegeven of teruggebracht.
- Open Magazijn: Iedereen kan materialen nemen; zorg dat elke werknemer eenvoudig kan registreren via persoonlijke trackers.
- Medewerkers op Locatie: Bij teams moet één persoon verantwoordelijk zijn voor registratie om verwarring te voorkomen.
Maak duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is om fouten te minimaliseren.
Wanneer Scannen we Artikelen?
Het moment waarop artikelen gescand worden varieert afhankelijk van wat praktisch is binnen uw workflow:
Scanningsmomenten:
- Bij uitnemen uit rek
- Na klaarzetten alle materialen tegelijk
- Aan einde dag
- Bij uitnemen bestelwagen
Probeer routines in te bouwen zodat scannen automatisch gebeurt zonder extra nadenken.
Orde en Structuur
Een georganiseerde werkplek maakt correct registreren makkelijker. Zorg dat zowel magazijn als bestelwagens netjes ingedeeld zijn zodat alles makkelijk vindbaar is.
Het organiseren van uw artikelbestand vraagt aanvankelijk enige inspanning maar levert veel voordelen op qua efficiëntie, kostenbesparing én klanttevredenheid! Door stapsgewijs aanpassingen doorvoeren én duidelijke afspraken maken mét medewerkers kunt u dit proces aanzienlijk vereenvoudigen! Begin vandaag nog kleine stappen naar beter georganiseerd systeem!
