Hoe organiseer ik mijn artikelbestand om registratie via barcodes mogelijk te maken?

U scant de barcode van een artikel, en het staat meteen op de factuur van de klant. Net zoals de kassa in het grootwarenhuis. Fantastisch, maar waarom gebruikt u dit niet zo?

Dit is perfect mogelijk, maar vergt eenmaal een grondige voorbereiding waar u achteraf volop de vruchten van plukt. Deze voorbereiding van uw artikelbestand is meestal de drempel om op de oude manier verder te doen. Hierbij een overzicht van zaken waar rekening moet mee gehouden worden.

Welke artikelen scannen, welke niet?

Alle artikelen die specifiek voor een project of klant besteld worden hoeven niet gescand te worden. Dit weet je al en kan op bureau al meteen in de administratie verwerkt worden bij bestelling. Vergeet daarbij niet de goede afspraken te maken met uw werknemers zodat ze weten wat ze wel en niet moeten registreren.

Je kan iedere nagel en vijs die gebruikt wordt gaan inscannen mocht je dat wensen, maar ga daar verstandig mee om. Hou rekening met de kostprijs en moeite die het kost.

Enkele tips:

• Reken een forfait van klein materiaal.
  Je kan een artikel en barcode aanmaken “klein materiaal” en een forfait aanrekenen.
• Werk met volle of halve verpakkingen.
  Hou daarbij rekening met de kostprijs van een verpakking. Misschien is de klant (of zijn vrouw) blij om het restje vijzen of een halve tube silicone te gebruiken voor een klusje die al lang moest gebeuren?
• Registreer volle panelen / buizen / …
  Hou rekening met de restjes die je terug meeneemt en ooit wel eens elders gebruikt. Dit neemt tijd in beslag om terug in stock te nemen. Later ga je terug zoeken naar een stukje “overschot” die nog groot genoeg is en daar verlies je nogmaals kostbare tijd mee.
  Hou hier uiteraard ook rekening met de kostprijs van het product.

Denk vooraf goed na en bepaal goed welke zaken je wel of niet gaat scannen. Dit om een correct artikelbestand te maken en evenzeer om duidelijk te communiceren aan uw medewerkers wat je van hen verwacht.

Heb je al een artikelbestand?

Dit is een vraag die we al veel stelden aan onze klanten, maar waar we weinig een overtuigend positief antwoord op kregen. Niet vreemd, wetende dat dit meestal geen vast gegeven is en constant evolueert. Maar hoe begin je nu met zo’n lijst op te bouwen?

Enkele tips:

• Exporteer uit uw facturatiepakket of boekhouding een lijst van alle artikelen. Dit kan een goede start zijn.
• Vraag uw leveranciers een lijst van alle artikelen die u het laatste jaar kocht. Deze lijst zal nog gefilterd moeten worden maar de courante zaken zitten hier grotendeels al bij.
• Redeneer niet vanuit de catalogus, maar denk vanuit uw werkplaats. Niet de ganse cataloog moet overgenomen worden. Kijk even in uw magazijn en uw rekken en probeer van daaruit een logische lijst aan te maken.
• Als u werkt met onze oplossing, dan kan een artikel altijd gescand worden. Ook al bestaat die nog niet in uw artikelbestand. In de software krijgt u daarvan melding dat een onbestaand artikel gescand werd. U hoeft enkel de omschrijving aan te passen, en dit wordt toegevoegd. Dit is een zeer krachtige functie die vanop de werkvloer helpt uw artikels up-to-date te houden.

Een artikelbestand bouwen gaat niet in één keer. Begin met een basis en werk dit regelmatig bij. Probeer niet alles in een keer op te lossen maar ga gefaseerd te werk.

Waarop gaan we scannen?

Op een barcode uiteraard! Maar waar hangen we die? Hierin zijn verschillende mogelijkheden die kunnen gecombineerd worden.

• De barcode die reeds op product staat.
  Van de fabrikant uit staat veelal een barcode op het product. Deze barcode kan perfect gebruikt worden om te scannen en er is geen extra inspanning nodig om zelf barcodes te printen.

 Tip: Hou ermee rekening dat sommige leveranciers bij de productbarcode nog eens hun eigen barcode hangen. Als u exclusief bij deze leverancier aankoopt kunt u best de barcode van de leverancier gebruiken. Die zal u zelfs vermoedelijk een artikelbestand met barcodes bij kunnen aanleveren. In het andere geval gebruikt u best de barcode van de fabrikant, die zal dezelfde zijn bij alle leveranciers.

• Zelf labels met barcodes kleven op product of rek waar product ligt.
  Heel wat producten hebben geen barcode of worden los gebruikt, uit de verpakking. Daarvoor kan u zelf barcodes afdrukken en de rekken labelen. Dit rek kan ook perfect uw vooraadrek zijn in uw bestelwagens. Barcodes maken is zeer eenvoudig, met onze software gebeurt dit automatisch. Wil je hierover meer weten, bekijk dan hier ons barcode kookboek.

• Een lijst/boekje maken met artikelbarcodes.
  In bepaalde sectoren is de artikellijst vrij beperkt en kan er een boek of lijst geprint worden met barcodes en artikelen. Met enige creativiteit kan er via excel een soort menukaart gemaakt worden met foto en barcode op. Hoe je dit doet kan je ook terugvinden in ons barcode kookboek.

Denk hierin vooral praktisch. Zorg dat de persoon die moet scannen niet moet zoeken en makkelijk kan scannen. Combineer indien nodig bovenstaande mogelijkheden.

Wie registreert de artikelen bij gebruik?

De organisatie, sector en grootte van een bedrijf spelen hierin een rol.

• Een gesloten magazijn op de werkvloer
  Het ideale is dat er één persoon is die toegang heeft tot het magazijn. Deze persoon scant het materiaal in die meegegeven wordt, en materiaal dat terugkomt.
• Een open magazijn op de werkvloer
  Iedereen kan materiaal uit het magazijn nemen. Dit komt zeer veel voor, zeker bij kleinere bedrijven. Daar is het belangrijk dat iedere werknemer vlot kan registreren. Dit kan door gebruik te maken van onze persoonlijke Action Tracker.
• Medewerkers op de baan
  Met slechts één medewerker is het duidelijk wie er zal scannen. Is er sprake van een ploegje, maak dan duidelijk de afspraak wie er scant. Best wordt een persoon aangeduid die verantwoordelijk is voor de registratie.
• Dubbele controle
  Bovenstaande kan gecombineerd worden, met extra controle als resultaat. De magazijnier vult de voorraad in de bestelwagen aan en scant de artikelen die meegegeven worden. De baanmedewerker scant de artikelen die hij effenaan gebruikt bij de klanten. Zo wordt er dubbel gescand en is er controle op vergeten artikelen.

Maak goede afspraken wie er registreert, geef de juiste instructies en volg in de beginfase goed op.

Wanneer scannen we artikelen?

Maak van het scannen een automatisme. Geef ook meteen mee met uw medewerkers wanneer ze het artikel scannen:

• Het moment het uit het rek wordt genomen
• Eerst alles klaarzetten en dan in een keer scannen
• De verpakkingen verzamelen en op het eind van de dag scannen
• Het moment iets uit de bestelwagen wordt genomen
• …

Alles kan, maar probeer een routine te bouwen.

Orde en structuur

Hoe beter u nu al georganiseerd bent om op papier de zaken te registreren, hoe sneller en beter het resultaat. Zorg dat uw magazijn en bestelwageninrichting in orde staan.

Tip: We zien ook dat het starten met scanning een impuls is om dit in orde te brengen. Registratie kan helpen om de structuur en orde te bewaken.